② ERP의 기능적 특성

ERP이 실시간 통합시스템 이라는 점 이외에 중요한 기능적 특성을 살펴보면 다음과 같다.

▲통합업무시스템= ERP시스템의 가장 큰 특징 중 하나는 구매, 회계, 인사, 시설, 연구 등 회사 내 모든 단위업무가 상호 긴밀한 관계를 가지면서 실시간(Real Time) 통합적으로 처리된다는 것이다. 이러한 업무통합을 통해 기존 MIS에서의 부분최적에서 전체최적화가 가능하게 됐고, 기능중심적인 업무처리 방식이 고객 지향적인 프로세스 중심으로 전환된다. 특히 모든 시스템이 통합되기 때문에 어떠한 정보라도 두 번, 세 번 중복적으로 처리할 필요 없이 거의 단 한 번의 입력으로 업무 처리가 끝난다.

▲세계적인 표준 업무 프로세스= ERP시스템은 첨단 경영기법을 연구하고 세계 초일류 기업의 선진 프로세스를 벤치마킹하여 프로세스를 구성하기 때문에 ERP 패키지에서 구현된 프로세스 자체가 세계적인 표준업무프로세스라 할 수 있다. 이러한 표준 프로세스 도입으로 대학들은 추가 투자 없이 자동적으로 BPR(Business Process Reengineering)을 하게 되는 효과를 얻을 수 있다.

▲파라미터 지정에 의한 개발=ERP시스템은 패키지 개발시 해당 업무프로세스와 관련해 상정할 수 있는 대부분의 업무처리유형을 포함시켜 놓고 있다. 따라서 업종별, 기업규모별로 천차만별인 세계도처의 학교, 기업에 적용 가능할 뿐만 아니라, 구축시간을 단축시킬 수 있고 유지보수 비용을 크게 줄일 수 있게 됐다. 이렇게 필요한 기능을 전부 내장하고 있는 ERP 패키지를 파라미터 지정을 이용해 해당 학교, 기업에 맞도록 시스템을 최적화시켜주는 작업을 수행한다.

▲확장 및 연계성이 뛰어난 오픈 시스템=기존 MIS(Management Information System)가 폐쇄적인 구조로 설계, 시스템의 확장 또는 타 시스템과 연계가 제대로 이뤄지지 않은 반면, ERP시스템은 어떠한 운영체제·데이터베이스에서도 잘 돌아가게 설계되어 있다. 때문에 시스템의 확장이나 다른 시스템과의 연계가 쉽다.

데이터를 정밀하게 분석해주는 데이터웨어 하우징(Dataware housing), 경영분석 도구인 경영자정보시스템(EIS : Excutive Information System), 고객관리를 가능케 해주는 CRM(Customer Relation Management), 성과관리 시스템 (Balanced Score Card) 전자구매관리 시스템 (e-Procurement) 등과 같은 응용·전문영역이 ERP시스템의 확장 부분에 포함된다. 고도화되고 복잡해지는 경영환경 변화에 보다 능동적으로 대응할 수 있는 방안이다.

▲경영자 정보(EIS : Executive Information System)를 제공=ERP시스템을 통해 경영자들은 수시로 경영상황을 점검하고 분석할 수 있다. ERP시스템에서 제공되는 경영자 정보인 EIS(Executive Information System)을 통해 경영자는 언제라도 원하는 정보를 검색할 수 있다.

▲다국적, 다통화, 다언어 (글로벌 대응)=다수의 ERP는 다국적, 다통화, 다언어에 대응하고 있으며 각 나라의 법률과 대표적인 상거래 습관이 먼저 시스템에 입력되어 있어 사용자 요구에 맞게 보다 다양한 선택폭으로 사용할 수 있다. 예를 들면 ERP의 대표적인 'mySAP ERP 시스템'에서는 40개국 이상의 도입 실적을 갖고 있으며 지원도 국제적으로 이뤄지고 있다.

'성공적 ERP=총장 등 조직원의 적극 참여'

일반적으로 ERP를 도입하는 대학이 계약하는 마지막 순간까지 치밀한 분석과 평가를 진행했다 하더라도 가장 중요한 것은 종전 전산화 차원에서 벗어나 프로세스 개선을 동반한 정보화를 추진해야 한다는 것이다. 아울러 구성원들의 사전 공감대 형성이 필요하며 경영자의 변화관리에 대한 의지가 선결돼야 한다.

▲최적 프로세스 구현=종전 전산화 과정처럼 업무에 맞춰 새 소프트웨어를 도입한다는 생각을 버려야 한다. 필요하다면 업무 자체를 혁신해서라도 최적의 프로세스를 만들어내도록 해야 한다.

▲명확한 도입목적=대학에 맞는 도입 목적 또는 목표가 명확히 설정되야 한다. 또한 그 같은 목적을 달성할 수 있는 최적의 솔루션을 찾아야 한다. 솔루션은 적어도 ERP의 사상과 관점을 모두 수용한 솔루션이어야 하며, 최종 목표를 달성해가기 위한 확장성이 담보돼야 한다.

▲경영층의 적극적 참여=프로세스의 혁신이든, 관리체계의 개선이든 상관없이 프로젝트 성공을 위해서는 경영층의 관심과 지원이 필수적이다. 조직 구성원들에게 있어 전산시스템 도입은 단기적인 업무 증가로 이해된다. 또 새 시스템에 적응하기 위해서는 시간도 필요하다. 기존 업무 처리 방식에 익숙한 실무담당자들이 변화에 적응할 수 있도록 기다려주는 인내가 필요하다.

▲패키지에 대한 특성 이해=ERP 도입과 관련한 관계자들을 만나보면 보편적으로 묻는 질문이 '패키지는 우리 업무하고는 맞지 않는다', '커스터마이징은 어디까지 가능한가?' 혹은 '패키지가 왜 이리 비싸' 등의 말을 자주 접하게 된다.

이는 과거 수주개발식 전산화에 길들여져 있는 선입관 탓으로 이해된다. 업무 처리 목적에 위배되지 않는다면 패키지에 반영되어 있는 선진 프로세스에 맞추어가는 것이 조직 내 업무 프로세스의 개선 효과를 증폭시켜 준다. 좋은 패키지는 이미 수많은 기업, 대학의 업무 처리 프로세스를 분석하고 그 결과에 기초해서 소프트웨어로 반영할 수 있는 최적의 Best Practice를 제공하고 있다.

▲성공사례에 철저한 분석=동일한 솔루션도 성공의 가능성과 실패의 가능성을 동시에 가지고 있다. 이는 ERP 구축의 성공이 소프트웨어의 성능만으로 판단되어지는 것이 아니고, 많은 대학이 적용했다 해서 모두 성공할 것이란 보장도 할 수 없는 것이다.

ERP 시스템 구축의 성패 여부는 그 책임이 공급사, 도입사 모두에게 똑같이 존재한다. 구축 과정에서 발생하는 수많은 변수와 이에 대한 대응 및 처리 능력에 따라 다양한 성패 요인들이 산재한 복잡한 공정이다.

▲전체 업무의 최적화=ERP는 단위 업무의 최적화를 주된 목적으로 하는 것이 아니라 전체 업무의 최적화를 최우선 과제로 삼고 있다. 전체 프로세스 하에서, 통합과 연계를 가장 중요시하기 때문에 개별 기능을 비교 검토하는 것은 의미가 없다. 전체 업무처리 관점에서 볼 때 지장을 초래하지 않는 개별 단위 업무라면 소프트웨어를 수정하지 말고 업무를 시스템에 맞추는 것이 훨씬 경제적이며 효과도 크다.

▲능력있는 컨설팅 파트너의 선택=ERP 시스템에 있어 파트너쉽은 대단히 중요하다. 대학의 업무 프로세스는 항상 진화한다. 이미 구축된 ERP 시스템도 그같은 진화에 맞춰 지속적인 개선이 필요하다. 대학 경영을 위한 전략적 수단으로 ERP를 구축했다면 장기적 안목에서 능력있는 컨설팅 파트너의 선택이 솔루션만큼이나 중요한 성공 요인이다. 파트너가 보유한 경험과 기술, 업무 노하우가 풍부할수록 ERP 구축과 운영시 보다 많은 도움과 아이디어를 제공받을 수 있다.