대학들은 항상 과학기술분야에 많은 돈을 쓰고 있다. 많은 대학들이 경쟁적으로 이 분야의 지출을 늘려야 한다는 부담을 가지고 있기도 하다. 그러나 많은 돈이 헛되이 낭비되거나 어려운 재정으로 인해 지출을 다시 한번 생각하게 만들기도 한다. 특히 과학기술분야와 같이 예산의 많은 부분을 차지하는 분야에 그런 경향이 있다.

그러나 대학이 정보기술 분야에서 지출을 줄이는 10가지 방법이 있다. 이러한 접근은 많은 대학에서 환영받지 못하거나 학생, 교직원들로부터 불편하다는 지적을 받을 수 있다. 그러나 여러 대학에서 이런 방법으로 성공을 거둔 사례가 많다.

1. 학생들의 인쇄물의 양에 한계를 정하라

대학도서관이나 컴퓨터 실습실에서는 프린트물에 대해 돈을 받지 않고 있으며 여기에 사용되는 종이의 3분의 1정도가 낭비되는 것으로 추산되고 있다.

다트머스 대학의 경우 일년에 6백만 페이지를 공짜로 사용하고 있고 이는 학교 예산을 낭비하는 결과를 가져오고 있다. 이 대학은 올해 봄 프린팅 시스템을 교체하기 전에는 종이, 토너 등 프린터를 관리하는데 일년에 25만 달러를 지출했다고 밝혔다.

다트머스는 종이사용을 줄이기 위해 프린트실을 별도 장소로 옮기고 인쇄를 하기 위해서는 학생 ID번호와 비밀번호를 입력해야만 가능하게 했다. 이런 노력으로 인해 다트머스 대학은 30% 정도의 낭비를 5% 미만으로 끌어내리는데 성공했다.

2. 기숙사내에 대역폭 사용을 한정하라

웨스트버지니아 대학 케네스 오길 교무처장은 학생들이 게임 등을 하기위해 광대역 폭을 사용하는 것을 금하고 싶다고 말한다. 그는 리서치를 위해 오늘도 인터넷을 사용했지만 그 속도가 너무 느리고 작년보다 오히려 더 악화됐다고 말했다.

그는 많은 대학들의 기숙사에는 인터넷소통이 원활하지 못하다며 그 이유는 학문적인 리서치 때문이 아니라 노래나 비디오를 다운받기 위해서라고 한다. 이는 결국 돈을 낭비하는 것이라는 생각이다.

3. 전화회선을 이용한 컴퓨터 사용을 금지 시켜라

미네소타 대학은 1980년부터 학생과 교수들에게 모뎀서비스를 해왔다. 통신회사들의 경쟁으로 초고속 인터넷 접근이 가능해짐에 따라 모뎀방식은 사라져가고 있는데도 어떤 사용자들은 모뎀에 의지하고 있고 대학도 모뎀서비스가 돈이 들기는 하지만 아직도 서비스를 계속하고 있다.

미네소타대학의 한 관계자는 학생들은 모뎀서비스를 없앤다면 불평하겠지만 모뎀을 제공하지 말 것을 충고했다.

4. 사용하지 않을 전화시스템에 투자하지 마라

지난봄 살리스버리 대학이 전화 습관에 관한 설문조사를 했을 때 학생들의 67%가 이동전화를 사용하고 있다는 것을 알고 놀랐다고 한다. 이러한 뉴스는 이 대학에 반갑지 않은 것이었다. 왜냐하면 2000년 6월에 85만달러나 들여 교내 전화시스템을 교체했기 때문이다.

대학은 학생들의 장거리전화로 벌어들인 수익으로 시스템을 설치하고 유지할 것으로 믿었지만 얼마나 많은 학생들이 이동전화를 사용하는지를 예측하지 못한 실수였다. 장거리전화로 인한 대학의 수입이 전년보다 42%가 떨어졌다고 이 대학 당국자는 밝혔다.

5. 다른대학과 소프트웨어를 공유하라

대학은 많은 비용이 드는 학사일정 관리 등의 시스템을 다른 대학과 할당해 구입함으로써 경비를 아낄 수 있다. 오하이오의 학교 컴퓨터 담당자는 어떤 소프트웨어는 값이 10배씩 뛰고 있다고 지적하고 이같은 생각에 도달했다고 말했다.

웹을 기반으로 한 교과목을 운영하거나 발전시키기 위해서 캔트대학은 17마일밖에 떨어지지 않은 경쟁학교인 아크론 대학과 온라인 교육센터를 공동으로 개설하는데 동의했다.

이에따라 두 대학이 51만9천달러 가까이 지불해야 할 것을 24만9천달러로 줄일 수 있었다.

6. 학생들에 야간 핼프데스크를 이용케 하라

노버트대학 학생들은 월요일부터 금요일까지 아침 8시부터 오후 4시반까지 컴퓨터와 관련해 핼프데스크의 도움을 받을 수 있다. 많은 대학들이 이 데스크를 운영하기 위해 더 많은 인력을 고용하고 있다. 일주일 24시간 서비스를 하는 곳도 있다.

그러나 야간에 그 데스크를 이용하는 사람은 적어서 하루 밤 평균 5건만이 있을 뿐이라며 따라서 24시간 체제에 따른 경비를 감안할 때 부적절하다는 생각이다.

7. 닷컴(dot-com) 붐은 끝났다는 걸 명심하라

정보통신 관련 교수들에게는 좋지 않은 한해였다. 닷캄기업의 몰락으로 교수들은 아직도 비틀거리는 모습이다. Y2K문제도 끝났고 유럽의 움직임을 보면 예상만큼 컴퓨터관련 일이 요구되지 않고 있다.

3년전 대여섯명의 지원자만 와도 운이 좋다고 생각 했던 것과 비교하면 사정이 많이 달라졌다. 아직도 여러 대학에서는 정보통신 관련 전문가에게 닷컴이 몰락하기 전처럼 대하고 있지만 대학은 이를 다시 생각해봐야 한다는 지적이다.

8. 하드웨어와 IT소프트웨어를 공동구입하라

공동구매를 하지않고 단독으로 정보통신 관련 소프트웨어를 구하는 데는 큰 돈이 든다.

따라서 경비를 줄이는 방법은 대학들이 협력하는 것이다.

8개 대학이 공동구매해 노턴 안티바이러스 프로그램을 8개 대학이 공동 구매한 결과 50만달러를 절약할수 있었다.

9. 데스크 톱 컴퓨터 구매시 라이프 사이클을 생각하라

많은 대학들이 비싼 소프트웨어까지 들어있는 컴퓨터를 방치하는 경우가 많다. 인디애나 대학은 3년마다 데스크톱 컴퓨터를 교체하는 구매시스템을 시작했다. 이로 인해 한해 몇 대의 큰 컴퓨터구입만 감독하면 된다고 말했다.

10. 구매는 우선공급자를 활용하라

케이스 웨스턴리저브 대학은 대학내 윈도우컴퓨터를 공급하는 공급자를 교체해 컴퓨터 소매가격의 40%를 향후 4년간 깎는 혜택을 받았다.

이를 가능하게 한데는 이 대학이 한 공급자에게만 4년간 공급받겠다는 계약을 했기 때문에 가능했다. 이 대학은 4명의 공급자로부터 공급받아 왔었다.

(크로니클)