사립대학 재정에 있어 중요한 예산서를 살펴보자.

우선 사립대학 예산서의 호적 이름은 ‘자금예산서’.

일반적으로 ‘예산서’라 하면 정부 예산서를 생각하기 쉽다. 그래서 사립대학의 예산서를 명확하게 하기 위해 ‘자금예산서’로 명명한다. 실제 예산이란 자금의 수입과 지출의 흐름이기도 하다.

어느 기관(조직)의 것인지, 또 어떤 기간(회계년도)의 예산서인지도 밝혀야 한다.

예산서에는 수입과 지출 등 2개의 난이 있다. 왼쪽 수입란은 자금의 수입 내용을, 오른 쪽의 지출은 자금의 지출 내용을 각각 표시한다. 각 란에는 반드시 과목(관(款)·항(項)·목(目), 예산액(금액) 및 산출근거가 있다.

이 중 회계상 계정과목(=구분을 위한 이름표)에 해당하는 것이 목(目)이다. 규모가 큰 대학에서는 목(目)이외에 보다 상세하게 설명하기 위해 별도로 세목(細目)을 추가 설정하여 관리하기도 한다. 둘째, 예산은 숫자로 표시된다. 다만, 예산 단위는 원단위로 표시하는 것이 원칙이나, 규모가 큰 조직에서는 천원 단위로도 할 수 있다. 어째든 예산 단위를 분명히 표시해야 한다.

예산의 내용을 파악하기 위해서는 해당과목의 예산금액이 왜 그렇게 산출됐는지에 대한 근거를 알아야 한다. 이는 통상 예산서의 여백(餘白)에 있는 ‘산출근거’란에 표시되지만 기록할 곳이 부족하거나 목(目)과 다른 목(目)을 함께 설명하는 것이 필요하다고 판단될 때 별도의 ‘예산 부속 명세서(豫算 附屬 明細書)’를 작성할 수 있다.

명세서란 문자 그대로 내용을 보다 자세하게 밝혀주는 서류이다. 가령 어떤 목의 예산금액이 정해 졌을 때, 그 근거를 자세하게 설명하여 줌으로써 예산에 대한 내용을 구체적으로 잘 파악할 수 있도록 하는 것이다. 예를 들면 ‘학년별·학과별 학생수명세서’는 등록금수입 등 기초적이고 기본적인 자료가 파생되는 중요한 명세서이다.

예산을 표시할 때는 총액주의에 따라 작성해야 한다. 총액주의(또는 총계주의)란 수입과 지출, 자산과 부채 또는 기본금을 서로 상계하여 그 차액만을 나타내는 것이 아니라, 거래 총액을 파악할 수 있도록 총액으로 표시하는 것이다.

예를 들어 A대학이 등록금을 은행에 예치하고 받는 예금이자 총액이 ￦1,000,000 이라고 했을 때, 은행에서는 20%의 원천징수를 하고 난 차액 ￦800,000만 대학통장에 입금하게 된다. 이 때 차액 ￦800,000만 예금이자수입으로 기표할 것이 아니라, 총액 ￦1,000,000을 ‘자금수입란’에 수입이자로 계상하고 은행에서 원천징수한 ￦200,000을 세금과공과 또는 선급법인세 등으로 ‘자금 지출란’에 표시함으로써 재무정보를 충분히 알려주는 것을 말한다.