정부의 회계연도는 매년 1월1일부터 12월31일까지이다. 이에 비해 우리나라 사립대학의 회계연도는 ‘사립학교의 학년도’에 따르도록 규정하고 있어(사립학교법 30조) 매년 3월 1일이 회계연도 개시일이 된다. 일본과 미국의 대학들은 4월1일과 7월1일을 회계개시일로 정하고 있다.

사립대학 회계는 학교에 속하는 회계(교비회계)와 법인회계로 구분한다. 사립대학마다 설립이념과 가치기준이 다르므로 예산편성도 다를 수 밖에 없다.

우선 법인 이사장과 학교 장은 매 회계연도가 시작되기 2달 전까지 예산편성 요령을 정하여야 한다. 법인회계 예산은 이사장이 편성한다. 대학의 교비회계는 총·학장이 예산을 편성한 후 대학평의원회 자문을 거쳐 이사회 심의·의결로 확정한다. 해당 교비회계 예산 집행은 이사장과 관계없이 총(학)장이 맡는다.(사립학교법 29조)

사립대학 예산의 확정절차를 살펴보자.

먼저 사립대학 이사장은 법인회계 예산안을 편성하여 매 회계연도 개시 50일 전까지 이사회에 제출해야 한다. 이사회는 매 회계연도 개시 40일 전까지 이를 심의·확정해야 한다.

2단계로 법인회계 예산이 확정되면 이사장은 매 회계연도 개시 35일 전까지 재단의 법정전출금 등 교비회계에 관계되는 예산내역을 총(학)장에게 통지해야 한다. 3단계로 총(학)장은 교비회계 예산안을 편성, 매 회계연도 개시 30일전까지 이사회에 제출해야 하고, 이사회는 매 회계연도 개시 20일전까지 이를 심의· 확정해야 한다. 4단계로 이사장 또는 총(학)장은 심의·확정된 법인회계 및 학교회계 예산을 공개해야 한다. 5단계로 이사장은 매 회계연도 개시 15일전까지 확정된 법인회계 및 학교회계 예산을 교육부장관에게 제출한다. 그러면 관할청은 예산이 부당하게 편성됐다고 인정할 때 시정을 지도할 수 있다.

우리나라 사립대학 회계연도 시작은 3월 1일이므로 실무적인 예산 작업은 적어도 12월 말 까지 이뤄져야 한다. 본예산은 매 회계연도 개시 5일전까지 대학 홈페이지에 1년간 공개해야한다. 공개범위는 ‘예산총칙내용 및 예산서 그리고 그 예산서가 어떻게 편성됐는지 근거를 설명하는 예산부속명세서’이다. 추경예산 역시 추경 확정일로부터 15일 이내 대학 홈페이지에 1년간 공개해야 한다.