예산의 부속서류는 자금예산서(이하 '예산서')를 작성하기 위한 필수 서류이다.(특례 규칙 제10조)

예산 부속서류 중 대표적인 것이 이사회회의록. 이사회회의록은 이사회 회의의 경과와 결과를 정확히 기록하여 이사 및 감사의 확인을 얻은 후 보관하여야 한다.

후일 문제가 발생할 경우 증거가 될 수 있도록 ① 회의의 일시·장소 ② 출석 이사 및 감사, 결석 이사 및 감사 기재 ③의장 ④보고안건의 제출자와 내용 ⑤부의안건(또는 동의)의 제출자와 그 내용 ⑥발언자와 그 요지 ⑦표결수와 의결여부 등을 기재한다.

특히 후일 논란의 여지가 없도록 참고자료를 회의록에 첨부해 두는 것이 좋다. 사립학교법 31조에 의하면 학교에 속하는 회계 결산은 매 회계년도 종료 후 예산·결산 자문위원회의 자문을 거쳐야 한다. 학교회계의 예산·결산 자문위원회 회의록도 마찬가지이다.

예산서의 주요 항목에 대한 산출근거를 파악하기 위하여 관련 부속명세서를 이해해야 한다. 중요한 예산 부속명세서로는 등록금추정명세서, 인건비추정명세서, 차입금추정명세서 및 미수금추정명세서 등이다.

등록금 추정 명세서는 대학 예산에 대한 등록금수입 추정에 대한 기본적인 자료이다. 예산 및 회계행정의 자료로 중요하지만, 교무및 학생 행정의 자료로도 매우 중요하다. 학년별 학과별(계열별) 등록 학생수와 1인당등록금 등이 표시된다. 등록학생이란 해당 학기 수업료를 납입한 자를 말한다. 재적학생과 비교도 필요하다.

수입예산의 등록금추정명세서에 해당하는 것이 지출예산에서는 인건비추정명세서다. 이는 교원수, 교직원수, 직급별 평균연봉 등을 표시한다. 역시 지출예산에서 차지하는 비중이 가장 높다. 그만큼 대학행정에 있어 매우 중요한 것이다.

추정차입금명세서도 이와 비슷하다. 사립학교법 제28조 제1항에 의하면 학교법인이 의무의 부담이나 권리를 포기하고자 할 때, 관할청의 허가를 받아야 한다. 대학이 차입금을 얻기 위해서는 사용부서가 법인회계에서 하든 학교회계에서 하든 학교법인 이사회 승인을 받은 후 교육부의 허가를 얻어야 한다. 이사회 승인을 얻기 위해서는 차입금에 대한 추정명세가 필요하다. 얼마를 차입할 지, 아니면 상환할 차입금이 얼마나 되는지 등을 파악, 예산서에 미리 반영해야 한다. 또 미수금이 얼마가 될지도 추정해야 한다. 이를 추정미수금명세서라 한다.

예산서에 대한 명세서는 특례규칙상 제시되어 있는 것은 물론 특례규칙 상 어떤 목(目)에 대한 명세서를 구체적으로 제시하지 않아도 필요에 따라 이미 제시된 다른 명세서를 참고하여 작성해도 상관없다.

관·항·목(款·項·目 )만으로는 자세한 내용을 밝혀주지 않는 내용을 명세서가 대신하는 것이므로 명세서 전체의 기본 틀을 변하게 하지 않는 한 제시된 양식의 일부를 조정 보완하여 사용해도 무난하다. 어떤 목에 대한 내용설명이 유형화되어 있는 경우에는 유형별로 정리하여 명세서를 활용하여 이해시키는 것이 예산 산출 근거를 설명하는데 훨씬 도움이 되기도 한다.