“전자구매 소프트웨어를 서비스처럼 제공하는 ‘ASP(Aplication Service Provider)’의 장점은 대학 구매행정의 비용절감을 가져올 수 있다는 것입니다. 기존 오프라인 구매환경에 비해 대학은 낙찰가 하락·업무기간 단축·인건비 감소 효과를 볼 뿐 아니라 업체들은 입찰 과정에서의 투명성 확보·절차 간소화·인지세(수수료) 감면의 성과를 거둘 수 있어 ‘상호 윈윈(win-win)’할 수 있습니다.”

김노영 이비즈소프트(www.ebizsoft.co.kr) 대표는 대학 구매환경이 전자조달방식으로 바뀌는 것은 ‘필연’이라고 강조한다. 효율적 시스템 구축이 대학경쟁력과 직결되기 때문이다. 오프라인에서 온라인으로의 변화는 경제성·투명성 확보라는 ‘화학적 효과’를 동반한다.

김 대표는 “온라인 상으로 구매환경을 옮겨가는 기업의 변화를 대학에도 적용시키자는 게 ASP 사업의 취지”라고 밝혔다. 대학들이 주창하는 ‘경쟁력 강화’의 첩경은 구호로 가능한 게 아니라, 실제 업무에 있어서 적합한 인프라와 시스템을 구축·활용하는 것이라는 얘기다.

◆경제성·투명성 상승, 업무효율성 극대화

이비즈소프트가 대학들에 제공하는 전자구매 소프트웨어는 기업이 조달·입찰업무시 자체적으로 개발한 시스템과 흡사하다. 대학의 조달 시스템 구축비용 부담이 크다는 점에 착안, 무료 제공 서비스를 시작해 현재 가입된 34개 중 17개 대학이 이비즈소프트의 시스템을 본격활용하고 있다.

이비즈소프트의 수익은 낙찰 업체로부터 받는 소정의 수수료에서 나온다. 하지만 업체측도 기존 입찰방식에 비해 대학 방문횟수·소요시간·소요비용 등이 절감돼 이익이 발생한다. 현재 2,200여개 수준인 등록 업체 수도 갈수록 늘고 있다.

거래의 투명성 확보도 이점이다. 오프라인 구매는 제한된 정보와 인맥에 좌우되는 경향이 있었던 게 사실. 반면 전자구매는 입찰공고부터 계약까지의 전 과정이 온라인상으로 진행될 뿐 아니라, 구매통계에 대한 데이터베이스 관리도 용이하다.

김 대표는 “총장을 비롯한 대학 고위관리자들이 전자구매시스템 도입에 적극 나선다”고 귀띔했다. 계약과정의 투명성이 담보돼 대내적 업무의 신속성·신뢰도가 상승하고, 대외적으로도 이미지 제고 등 대학경쟁력 강화에 도움이 된다는 설명이다.

대학이 필요로 하는 구매서비스를 제공한 점도 눈에 띈다. 김 대표는 “조달청 서비스는 공공기관을 대상으로 해 대학 입장에선 사용이 어려운 면도 있고, 수수료를 내야 한다”면서 “수수료 부담이 없으며, 대학이 사용하기에도 최적화된 특화 프로세스를 표준화 시켰다”고 설명했다.

실제로 일찌감치 이 시스템을 도입·운영한 숭실대는 2006년 기준으로 연간 24억원의 비용을 절감했다. 구매 건수는 늘어난 반면 구매담당인력은 오히려 줄어든 덕에 동일한 구매 실적과 규모를 기록한 타 대학들에 비해 업무의 효율성이 크게 높아졌다.

◆대학 행정시스템 연동, ‘키인’ 시스템 구축

이비즈소프트는 앞으로 전자구매 시스템과 개별 대학의 내부 행정관리시스템을 연동시키는 ‘키인(key-in)’ 시스템을 구축할 계획이다. 구매담당부서가 품의과정을 비롯한 제반 절차를 오프라인으로 진행한 후 전자구매 시스템에 재입력하는 번거로움을 피하기 위한 것이다.

대학 내부시스템과의 데이터 연동을 위한 보안프로그램을 적용해 데이터 암호화 문제를 해결, 구매 전 과정을 전자시스템 내에서 온전히 진행할 수 있게 된다. 관련인력 최소화, 구매 사이클 단축, 업무 편의성 증대 효과가 자연스레 뒤따라온다.

6월부터 키인 시스템 개발에 착수하는 성균관대가 첫 사례가 될 전망. 김 대표는 “행정관리시스템을 연동시킴으로써 구매과정이 100% 온라인으로 진행된다는 의미”라며 “거래내역 데이터베이스화 등 인력 낭비가 최소화 되는 장점이 있어 성균관대에 이어 많은 대학들이 시도할 예정”이라고 덧붙였다.

이를 위해 세부 서비스 항목을 수정·보완하는 작업을 지속적으로 진행하고 있다. 이미 시행하고 있는 전자계약서·전자세금영수증 발급은 물론, 온라인 실적증명서와 온라인 보증보험증권 발급 서비스도 곧 제공된다.

김 대표는 “기업 상대로 전자조달을 해온 경험과 노하우가 있어 기술적 문제는 없다”면서 “대학 상대로 이러한 서비스를 제공한 선례가 없는 탓에 법적 승인 절차만 남은 것”이라고 말했다. 온라인 보증보험증권 발급은 서울보증보험증권과의 협의를 거쳐 시행될 예정이며, 향후 신용보증기금과 협의해 관련업체 리스트도 제공할 계획이다.

◆향후 전망 밝아… 인식 확산에 ‘올인’

이비즈소프트는 구매담당자 대상 워크숍을 연 4회 개최하는 등 대학가 전자구매 서비스 전파에 발벗고 나섰다. 2007년 시스템 개편을 단행하는 등 기술적 문제를 보완한 만큼, 구매환경 변화에 대한 인식 확산이 최우선 과제라는 판단에 따른 것이다. 연내 50개 대학의 서비스 이용이 올해 목표다.

서비스를 이용한 대학들의 ‘입소문 마케팅’에 힘입어 한국대학교육협의회·전문대학사무처장협의회 등에서 특강 요청도 잇따르고 있다. 김 대표는 “대학들이 공동구매를 제안하는 등 변화 움직임이 보인다”면서 “워크숍 자리에서 이런 방안들을 검토·논의해 지방대나 미가입 대학들의 참여를 유도할 것”이라고 역설했다.

김 대표는 “대학은 비교적 변화에 둔감한 데다, 다른 대학의 성공사례를 확인하기 전에는 잘 움직이지 않는 편”이라면서도 “이번에 성균관대가 처음 시도하는 ‘키인’ 시스템이 자리잡으면 대학 전자구매 서비스 도입의 물꼬를 틀 것”이라고 기대했다.

전자구매 서비스의 향후 전망은 밝다. 대학들이 경쟁력 제고를 목적으로 앞다퉈 도입하는 ERP(전사적 자원관리)와도 맥이 닿는다. ERP에 필요한 솔루션 개발과 연동되는 시스템 구축으로 대학의 대내외적 관리체계를 정립한다는 의미도 있다.

김 대표는 “한번 전자구매 시스템을 도입한 대학들은 계속 사용하고 있다”며 성공을 자신했다. 순익의 일정비율을 대학에 발전기금으로 돌려줘 대학과의 관계를 공고히 하고 있는 것도 빼놓을 수 없는 매력. 이에 따라 숭실대의 경우 작년 이비즈소프트로부터 3,000만원 가량의 발전기금을 받았다. 대학 입장에선 꿩 먹고 알 먹는 셈이다.

김 대표는 “보안을 생명으로 하는 기업과 달리 대학은 협의체를 통한 커뮤니케이션이 활성화 돼있다”면서 “효과가 입증되면 대학들도 구매환경 변화의 흐름에 적극 동참할 것이며, 대학간 데이터 협업 등 다양한 긍정적 성과 도출도 가능할 것”이라고 내다봤다.