대차대조표(Balance Steet ; B/S)란 일정시점의 재무상태를 나타내는 재무보고서이다. 대차대조표란 어떤 조직의 연속적인 경영활동 과정 중 일정시점을 촬영한 스냅사진에 비유할 수 있다.

따라서 대차대조표가 매월 말일 현재 또는 199×.2.28.결산일 현재 등과 같이 일정시점 기준으로 작성됨으로, 특정기간(예: ×1.3.1～×2.2.28)의 내용을 담은 운영계산서나 자금계산서와 다르다.


사립대학 대차대조표 작성과 관련, 사립대학특례규칙은 다음과 같은 3가지 원칙을 정하고 있다.

첫째, ‘구분 표시 원칙’.
대차대조표는 자산?부채 및 기본금을 무질서하게 나열하는 것이 아니다. 계정과목을 종류별로 일정한 체계에 따라 구분 표시함으로써 재무상태를 명확히 표시한다. 자산은 유동자산, 투자와 기타자산 및 고정자산의 3가지로 구분한다. 부채는 유동부채와 고정부채의 2가지로 구분하고, 기본금은 출연기본금, 적립금 및 운영차액의 3종류로 구분한다.

특례규칙에서는 ‘유동자산’의 예금과 ‘투자와 기타자산’에서의 예금을 엄격하게 구분한다. 유동자금이란 특별히 용도가 지정되지 아니한 일반적 예금을 말하고, 특정기금이란 특별한 목적을 위해 적립한 기금(基金)성 자산이다. 건축기금이나 장학기금과 같은 용도의 자금이 기금에 해당한다. 이는 대차대조표의 오른쪽 계정과목인 ‘적립금’에 대응된다.

자산과 부채의 항목배열은 유동성이 높은순으로 기재해야 한다. 가령, 등록금 미수금은 재고자산 보다 현금화 될 수 있는 것이기 때문에 먼저 표시된다.

둘째 기준은 ‘1년 기준(one-year-rule)''.
자산 중 1년 내 현금화되는 것에 한해서 유동자산으로 분류하고, 그렇지 않은 것은 투자와 기타자산 또는 고정자산으로 분류한다는 내용이다. 부채도 1년 내에 지급할 것은 유동부채로 분류하고, 그렇지 않은 것은 고정부채로 분류한다. ‘1년 기준’은 보통 유동비율(유동자산/유동부채)의 계산 및 경영진단에 유용한 개념이다.

셋째 기준은 ‘총액주의(總額主義)’.
총액주의란 모든 계정과목에 해당하는 금액을 총액으로 표시하여야 한다는 뜻이다. 즉 상계하여 순액만이 나타나도록 해서는 안 된다는 원칙이다. 예를 들어 당좌예금(A은행)과 당좌차월(B은행) 금액을 서로 상계하여 차액을 대차대조표에 표시해서는 안된다. 또한 A거래처에 의한 미수금(1,000원)과 미지급금(300원)이 함께 있는 경우 이를 상계하여 미수금만 700원으로 표시하는 것이 아니다. 자산인 미수금 항목에는 총액 1,000원을 표시하고, 부채인 미지급금액에도 300원을 표시, 이해관계자가 미수 차액이 700원이라는 것을 결과적으로 알 수 있도록 표시한다.