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'키인 시스템'으로 대학에 ASP 원스톱서비스 제공
[인터뷰]황명현 이비즈소프트 이사
"구매 파워 떨어지는 대학에게 유용한 시스템"
“대학의 구매·조달 환경은 진화하고 있어요. 많은 대학들이 기존 오프라인 구매·조달 방식을 탈피해 전자구매 소프트웨어를 제공하는 ASP(Aplication Service Provider)의 적극 활용을 모색하고 있습니다. 비용절감 효과 뿐 아니라 대학행정 전산화와 맞물려 새로운 서비스의 필요성이 대두되고 있기 때문이죠.”황명현 이비즈소트프(www.ebiz4u.co.kr) 이사는 대학의 ASP 이용 활성화는 당연한 결과라고 말한다. 기업이 보안상 문제로 시스템을 자체 구축할 수밖에 없는 데 반해 대학은 전자 구매·조달 통합솔루션을 제공하는 ASP 이용의 장점을 누릴 수 있기 때문이다. 기업들은 수억원씩을 들여 자체 시스템을 개발하지만, 대학의 특성상 이만한 비용을 지불해가며 구매·조달 시스템을 구축하기 어렵다는 현실적 이유도 있다.
ASP 이용의 장점은 무엇보다도 경제성과 투명성의 제고 효과에 있다. 기존 오프라인 구매·조달이 상대적으로 제한된 정보와 인맥에 좌우됐다면, ASP는 입찰공고부터 계약, 세금영수증 발급까지 전 과정을 온라인상으로 진행해 자연스러운 가격경쟁이 형성된다. 소요시간과 비용의 절감으로 업무효율성 또한 극대화돼 결과적으로 대학경쟁력 강화에 도움이 된다.
현재 이비즈소프트가 제공하는 ASP 서비스는 40여개 대학들이 활용하고 있다. 3000여개의 협력업체 풀(Pool)을 확보, 선택의 폭을 넓힌 게 주효했다. 최근에는 온라인 서비스의 효율을 최대로 높이기 위해 대학과 ASP 시스템을 연동, 협력업체와의 원활한 구매·조달을 가능케 하는 ‘키인(Key-in) 시스템’ 확산에 나섰다.
◆내·외부 연동 '키인' 시스템 제공= “대학들이 요구하는 것은 크게 두가지입니다. 하나는 전자구매·조달 서비스의 간소화, 그리고 보안 문제죠. 이비즈소프트는 이같은 요구에 발맞춰 대학별 내부 행정관리시스템과 전자구매·조달 시스템을 연동시키는 키인 시스템의 정착에 주력하고 있어요. 성균관대를 비롯한 각 대학들에서 이를 도입, 성과가 하나둘 나타나고 있습니다.”
키인 시스템은 대학 내부 시스템과 외부 ASP 시스템을 연동, 협력업체와의 네트워킹 구축과 각종 온라인 서비스의 일원화를 가능케 한다. ASP의 효율성을 극대화하기 위한 것이라 보면 된다. ‘100% 온라인 진행’에 바탕한 거래내역의 데이터베이스화와 인력낭비 최소화 등이 뒤따른다.
특히 구매·조달 담당부서가 품의과정을 비롯한 제반 절차를 오프라인으로 따로 진행한 후 전자구매·조달 시스템에 입력해야 하는 번거로움을 피할 수 있다. 구매 사이클이 단축되고 업무 편의가 확보되는 효과도 무시할 수 없다. 전자계약서와 전자세금계산서·영수증 발급은 물론이고, 온라인 보증보험증권 발급 서비스도 서울보증보험과의 협의가 마무리 단계에 이르러 2월중에 제공될 예정이다.
“각 부서·학과에서 구매·조달 담당부서로 수요 관련 문서를 제출해 다시 외부업체와 교섭하는 번거로움도 덜고, 손이 많이 가는 계약·결재와 세금계산서 업무를 팩스나 전화를 통하지 않고 온라인 원스톱서비스로 제공할 수 있다는 장점이 있습니다. 많이 걱정들 하시는 보안 문제는, 전국 공통의 공인인증서 베이스와 다단계 보안장치 마련으로 해결했습니다. 데이터 전송시 자동 암호화가 되기 때문에 걱정할 이유가 없죠.”
◆구매력 약한 대학, 지방대에 유용= “기존 구매 시스템에서는 구매 파워가 떨어지는 군소대학, 또는 지방대가 불리한 입장에 있었습니다. 상대적으로 정보와 네트워크가 부족한 데다 몇 안되는 지역업체와의 구매·조달 계약관계로 제한됐기 때문에 경쟁력이 떨어졌던 거죠. 따라서 키인 시스템을 활용한 ASP의 도입은 지방대나 군소대학들에게 더 권하고 싶습니다.”
실제로 입찰 공고를 냈을 때 특별히 지역제한 등을 두지 않으면 수십여개 업체가 참가하기도 한다. 지역·군소 업체와의 관계에 의존해오던 기존 방식과 달리 대형업체들도 많이 포함돼 있어 적정한 예산 사용을 보장하는 일종의 ‘안전판’ 역할도 기대할 수 있다.
기존 입찰과정이 손에 꼽히는 수의 업체들만으로 진행되온 것과 비교하면 차이가 확연히 드러난다. 주로 ‘최저가 입찰’에만 초점을 맞춰 진행되고 그나마도 유찰되는 경우가 잦았던 데 반해, 3000여개의 협력업체가 확보됐기 때문에 제한사항을 두더라도 5~20여개의 업체들이 입찰에 참가하고 있다. 자연히 업체간 경쟁으로 가격경쟁력이 형성되고, 대학 입장에서는 예산보다 싸게 구매가능한 선순환 구조가 정립된다.
“서울·경기·인천 같은 수도권의 서비스 활용도가 높아지는 데 비해 아직까지 지방대나 전문대학들은 이용률이 떨어집니다. 지난번 충청·대전지역 대학들의 구매·관재관리자협의회에 참석했을 때 한 관계자로부터 가용금액이 적은데 서비스를 써도 되겠느냐고 묻더군요. 사실 그런 대학들이 더 혜택을 봅니다. 구축된 시스템을 무료 제공하고, 수수료의 일정비율을 받는 구조니까요. 지방대를 비롯한 군소대학, 전문대학들에 키인 시스템과 ASP 도입의 필요성을 적극적으로 알려나갈 계획입니다.”
◆"구매력 강화=경쟁력" 인식의 전환= “구매력 강화가 곧 기업의 경쟁력입니다. 기업이 시스템 구축에 목을 매고 수억원씩 투자하는 데는 이유가 있죠. 이 점은 대학도 마찬가지입니다. ASP와 키인 시스템은 간소화된 인프라 제공의 효과도 있지만, 구매·조달 담당자들의 역량 증대에도 긍정적입니다. 아무것도 아닌 것 같지만, 이게 대학 차원의 예산 절감과 경쟁력 강화에 큰 영향을 끼칩니다.”
황 이사는 “구매력 강화란 게 단가 깎는 게 아니다”라고 주장한다. 구매 단가의 감소는 시스템 구축을 통해 해결하고, 구매 담당자는 대학 차원 예산의 허점을 개선하는 데로 눈을 돌려야 한다는 얘기다. 그는 ASP 시스템이 완전히 정착되면 이같은 일이 가능할 것으로 내다본다. 전문가가 아닌 교수들이 담당하면서 적정 비용을 초과하는 ‘눈먼 예산 사용’이 많았던 게 사실이기 때문에, 이런 점도 개선될 것으로 기대했다.
“그동안은 구매 담당자들이 전화통 붙들고 구매 단가 깎는 데 매달렸어요. 그런데 사실 구매 담당자들이 해야 하는 역할을 그런 게 아니거든요. 구매 담당자는 협력업체를 평가, 우수 협력업체를 발굴하고 대학 내부에서는 전문화된 인력으로써 예산의 거품을 빼고 적절한 비용을 들여 구매를 하도록 조정해야 하는 거죠.”
이비즈소프트는 이같은 인식의 확산과 서비스 사용상의 문제점, 건의사항 등을 듣고자 오는 31일에 연세대·성균관대·한국외대·경희대 등 50여개 대학 관계자들과 만나 토론·협의 자리를 마련할 예정이다. 황 이사는 “앞으로 지방대들과 협력해 세미나를 개최하고, 구매자간 협의체 구성 등을 지원해 인식 개선에 주력할 계획”이라고 덧붙였다.
김봉구 기자 (hr_bong@unn.net) | 입력 : 08-01-21 오후 6:17
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