선문대 캠퍼스가 ‘수요자 맞춤형’으로 빠르게 변화하고 있다. 이른바 ‘SO(Service Oriented)캠퍼스’로 학생·교수·교직원 등 각각의 수요자를 위한 서비스에 전산화·자동화 관리시스템을 구축, 편의성과 효율성을 동시에 높이고 있는 것이다. 특히 선문대가 출결과 상담을 통합해 개발한 출결상담관리시스템은 학생들의 중도 탈락을 예방하는 등 긍정적인 변화를 일으키고 있다.

■ 출결과 상담을 통합…‘학생’ 맞춤 서비스 = 가장 먼저 눈에 띄는 것은 대학의 최대 수요자인 학생들을 생각한 시스템이다. 선문대는 지난해 8월 출결관리시스템과 상담관리시스템을 하나로 통합한 프로그램을 자체 개발했다. 지난해 2학기부터 시행 중인 이 시스템은 학생 탈적률을 최소화하기 위해 만들어진 것이다. 학생들의 결석 여부를 교수가 한눈에 파악해 상담하고 관리할 수 있도록 구성됐다.

이 시스템은 교수가 출결상황을 체크해 전산시스템에 입력하면, 출석 여부에 따라 상담이 필요한 학생들이 자동으로 분석되는 것이 핵심이다. 2주 연속 결석한 학생들의 이름은 ‘파란색’으로, 매일 출석한 학생들은 ‘검은색’으로 표기된다. 교수는 이 시스템을 통해 한눈에 결석한 학생을 파악할 수 있다. 또 자신의 수업뿐만 아니라 다른 수업의 출석 여부도 확인할 수 있다.

이에 따라 잦은 결석이 확인돼 문제가 있다고 판단되면 교수가 해당 학생에게 결석하는 이유를 묻는 일대일 상담을 진행하게 된다. 교수가 개인적으로 진행한 상담내역은 이 관리시스템에 누적되며, 유학생까지도 이 프로그램으로 면밀한 관리와 상담을 할 수 있다.

이종완 전산기획팀장은 “학기 초에 결석하는 학생들은 금세 학업에 흥미를 잃어 성적도 낮다”며 “결석한 학생에게 교수가 직접 관심을 갖고 상담을 진행하면 이탈률도 낮추고 학생의 성적도 높일 수 있을 것”이라고 말했다.

■ 학생 경력도 통합관리 '포트폴리오시스템' = 실제 선문대는 이 프로그램 시행 반년 만에 이탈률을 줄이는 성과를 냈다. 등록률은 지난해 2학기 95.7%이던 것이 올해 1학기 102.2%로 늘어난 데 비해 탈적률은 지난해 6.2%에서 올해 5.7%로 줄어들었다.

이 대학 백승엽(사회복지학과 4)씨는 “학교생활이 힘들어 수업을 몇 번 빠졌는데 교수님이 직접 학교생활이나 힘든 점에 대해 상담을 해주셔서 큰 힘을 얻었다”며 “교수님의 따뜻한 말씀에 학교에 대한 애정을 느끼게 됐다”고 밝혔다.

이뿐만이 아니다. 선문대는 학생들이 손쉽게 경력관리를 할 수 있도록 ‘학생포트폴리오시스템’도 전산화해 운영하고 있다. 이 시스템은 학생들의 △봉사활동 △수업성적 △자격증 △수상실적 등을 데이터베이스(DB)화해 한눈에 경력을 볼 수 있게 구성됐다.

특히 학생의 이력은 각 행정부서를 통해 자동 입력된다. 즉 봉사활동 내용은 사회봉사센터에서, 성적은 학적과에서 입력하는 식이다. 각 행정부서가 입력한 내용은 포트폴리오시스템을 통해 통합 관리된다. 학생들은 경력기술서·이력서 등을 제출할 때 지금까지 누적된 포트폴리오만 출력하면 된다.

선문대는 이 같은 포트폴리오 시스템의 활용을 유도하기 위해 매년 3~4차례 정기적으로 포트폴리오 경진대회를 개최하고 있다. 학생들은 포트폴리오시스템에 저장된 이력을 출력해 대회에 제출한다. 입상자에게는 최대 100만원의 상금이 돌아간다.

교내 경진대회에서 경력관리 실력을 인정받은 학생들은 전국대회에 출전, 입상하기도 한다. 이 대학 포트폴리오 경진대회 우승자는 지난 2008년 공학인증원에서 주관하는 전국 학생 포트폴리오 경진대회에 출전, 충남에서 유일하게 동상을 수상했다.

■ 교수업적 평가도 ‘자동화’…객관성 높여 = 선문대는 지난해 2학기 교수업적평가시스템도 구축했다. 이 시스템은 △정기평가시스템 △승진·재임용 심사시스템 △신규임용지원·평가시스템으로 구성됐다. 수요자인 교수의 편의성을 높이면서 ‘평가’의 특성상 가장 중요시되는 객관성과 투명성을 전산시스템을 통해 확보한다는 취지로 만들었다.

정기평가시스템은 교수 개인이 모든 실적 정보를 챙기고, 복잡한 평가점수 계산식을 일일이 계산기로 처리해야 했던 기존의 불편함을 해소했다. 특히 연구업적은 한국연구업적통합정보(KRI)와 연계해 실시간 자동입력과 검증처리가 가능토록 했다. 이를 통해 업적평가의 투명성을 높이고 행정부서의 업무 부담도 최소화하고 있다.

또 승진·재임용 심사시스템은 심사 결과를 시뮬레이션하고 통과 여부를 가늠할 수 있도록 만들었다. 신규이용지원·평가시스템은 임용지원풀(pool) 방식을 적용해 상시 임용기회를 늘렸다. 이에 따라 신규임용 지원기회를 확대하면서도 인사담당자의 일시적 업무 부담은 줄여 효율성을 높였다.


[BOX] 최첨단 기숙사 성화학숙, 종합관리시스템 ‘눈길’

선문대 기숙사는 최근 입주 선발부터 출입관리, 사생관리, 식수관리 프로그램을 통합한 ‘종합 기숙사관리시스템’을 구축했다. 이 대학 기획처 전산기획팀에서 개발한 것으로, 학생들이 희망하는 방 호실은 물론 1층 침대, 2층 침대까지 직접 선택하도록 해 학생들의 만족도를 높인 것이 특징이다.

특히 선문대는 지난해 최첨단 기숙사‘성화학숙’을 신축, 올해 1학기부터 입주자를 받으면서 전체 사생이 3100여 명에  달하고 있다. 그 만큼 사생관리와 운영이 더욱 중요해졌다. 이에 선문대는 사생관리시스템을 통해 기숙사 곳곳에 무선인터넷을 설치, 사감들이 스마트폰이나 태블릿PC를 통해 이동 중에도 축적된 사생DB를 기반으로 생활지도를 할 수 게 했다.

또 학생들이 학생증 하나로 기숙사 내 모든 생활이 가능하도록 출입관리시스템을 갖췄다. 학생증 하나로 기숙사의 출입은 물론 교육 출석, 식사, 점호 등을 할 수 있도록 해 학생들의 입장에서 생각했음을 알 수 있다. 이처럼 전산화된 관리시스템으로 기숙사 내 학생은 물론 사감들의 편의성을 동시에 높였다.

“상담서비스 접목 등록률 상승에 보람”
[인터뷰] 출결상담관리시스템 개발한 이종완 전산기획팀장

-학생 출결현황을 상담서비스에 접목한 시스템이 눈에 띈다. 어떻게 개발하게 됐나.

“학생들의 탈적률을 분석하다 이 프로그램을 개발하게 됐다. 학기 초부터 결석을 하게 되면 학업에 대한 흥미도가 떨어진다. 학업흥미도가 떨어지면 자연히 성적도 낮고, 결국 학교에서 이탈하는 원인이 된다. 이를 예방하기 위해 출석률이 안 좋은 학생들을 우선 상담하는 것이 중요하다고 생각했다. 학생들은 높게만 봤던 교수님이 직접 관심 가져주는 것에 상당히 감동을 받는다. 학생 한 명 한 명을 위한 일종의 감동서비스인 셈이다.”

-실제로 탈적률이 줄었나.

“실제 탈적률은 줄고 학생 등록율은 높아졌다. 등록률은 지난해 2학기 95.7%였던 것이 올해 1학기 102.2%로 늘었다. 반면 탈적률을 보면, 지난해 6.2%에서 올해 5.7%로 줄어들었다. 출석여부에 따라 학생들을 상담한 것이 실제 이탈율을 줄였다는 얘기다.”

-기숙사 전산관리시스템, 교수업적평가시스템도 모두 자체개발 했는데, 가장 중점을 둔 부분은 무엇인가.

“모든 전산관리시스템은 수요자 중심으로 구성됐다. 학생과 교수, 행정부서 직원 모두의 편의성을 높이는 데 가장 주안점을 뒀다. 기숙사통합관리시스템의 경우 시스템 개발 이전에 기숙사 운영진을 직접 만나 학생과 운영진 모두에게 필요한 것이 무엇인지 분석한 후 설계했다. 교수업적평가의 경우도 교수와 행정직원 모두의 편의를 위해 만들어 진 것이다. 작년까지는 교수님들이 직접 관련 자료를 인쇄해 학교 측에 제출해야 했다. 하지만 지난 2학기부터 교수업적평가시스템을 구축, 교수 개인의 실적 상당수가 실시간 자동 처리되도록 했다. 이는 업적평가를 해야 하는 행정부서의 수고도 줄였지만, 모든 것이 전산화 돼 있어 심사과정에서의 투명성과 객관성도 높였다는 평가를 받고 있다.”